回数券・カルテ・予約データを承継資料に落とし込む実務

回数券・カルテ・予約データを承継資料に落とし込む実務を検討する事業者向けに、資料のまとめ方と承継前の確認事項を整理します。

回数券と予約の台帳を照合する

コンディショニング・パーソナルトレーニング事業では、購入済み回数券、消化履歴、将来予約、キャンセル、返金予定を対応させます。予約だけ移して残数が変わることのないよう、基準日を決めて集計します。担当者別の提供予定も確認します。

健康情報は共有目的を限定する

記録には健康状態や身体に関する情報が含まれる場合があります。初期検討には匿名集計を使い、詳細情報は利用目的、必要性、法令上の条件、アクセス権を確認して扱います。秘密保持契約があれば何でも共有できるという判断は避け、専門家へ確認してください。

移行を小さな単位で検証する

項目の対応表、入力ルール、保存期間、削除、バックアップ、障害時の連絡先を決めます。移行前後で予約数と回数券残高を照合し、担当者が参照できる範囲も確認します。移行後に旧担当者の不要な権限を残さない運用が必要です。